了解您的主要利害關係人
Posted: Sat Dec 21, 2024 4:52 am
啟動一個專案需要集思廣益，以確定誰將構成主要利益相關者，從而導致令人沮喪的最後一刻爭奪意見和批准。
雖然受專案影響或參與專案的人員的完整清單可以稍後提供，但在啟動階段，您應該定義並商定主要利害關係人 - 其決策將在專案生命週期中產生重大影響的人員。這可能包括業務流程所有者和關鍵執行經理，以及任何其他重大決策者。
不過，您不只是想將所有利害關係人記在專案章程的運作清單中。總是需要注意某種層次結構，因此試著使用框架來為混亂帶來一些秩序。 RACI 和 DACI 是兩個流行的框架，用於對利害關係人和團隊成員進行分類。
責任分配矩陣（通常稱為RACI 圖）詳細說明了誰是：
負責人：實際從事工作的人
責任人：確保工作完成的人
諮商對象：完成工作需提供意見的人
知情者：接收工作狀態更新的人
DACI 框架非常相似，並列出了以下人員：
驅動者：指導專案的人 - 通常是專案擁有者或專案經理
審核者：對專案細節有最終決定權的人
貢獻者：完成專案工作並提供技能、投入和經驗的人
消息靈通：了解專案狀況的人員，即使他們沒有發揮積極作用
在專案啟動階段讓利害關係人了解這種程度的資訊有助 手機號碼清單 於節省時間、壓力和混亂。每個人都對自己的角色和責任有共同的理解，因此他們不會在不必要的時候浪費時間和精力去尋找批准或意見。
4. 分析你的資源
專案啟動階段的一大好處是確認專案的可行性—其中大部分取決於您的資源。透過進行可行性研究，您可以確定在可用資源的情況下是否可以成功完成專案。
例如，如果您估計一個專案將花費 25,000 美元，但今年的預算只剩下 8,000 美元，您就知道需要調整範圍、推遲時間表或在其他地方確保更多預算。同樣，如果您計劃在第一季完成該項目，但您需要的 IT 團隊在第三季之前都已預訂滿，那麼您就知道需要進行更多調整。
同樣，您還不需要繼續進行詳細的資源規劃。相反，您的目標是確定成功完成和交付專案所需的主要資源。確保您和您的利害關係人在進行專案章程的審查、談判和最終批准時有一個起點。
5. 推廣您的專案並（希望）獲得批准
您已經完成了章程，幾乎已經完成了專案啟動階段。但在開始規劃之前，您還需要一件事：批准。
如果您已經使用上述框架對專案利害關係人進行了分類，那麼您可能清楚地知道要說服誰來獲得專案章程的最終批准——在大多數情況下，批准者是專案發起人。
然而，召集其他利害關係人來審查章程是值得的，即使他們不是需要簽署的人。這個批准過程並不總是一成不變的，在任何人捲起袖子開始在實際專案可交付成果上取得進展之前，獲得眾多利益相關者的意見讓您有機會徵求反饋並做出策略調整。
再說一次，這又是這個過程中的另一個步驟，在當下最激烈的情況下，這可能看起來值得抱怨，甚至沒有必要。但它可以避免很多麻煩和溝通不良。
一旦所有利害關係人同意批准您的專案章程，您的專案發起人將在章程上簽署並註明日期。然後，您就可以進入該流程的後續步驟：規劃和執行您的項目，同時遵守您的原始章程。
Wrike 參與每個專案階段
當大多數人想到一個專案時，他們會想到產生可交付成果所需的實際工作。但您知道，事情遠不止這些——在您接觸單一專案任務之前，您需要投入所有的精力和精力來制定策略、規劃和激勵您的團隊。
幸運的是，Wrike 可以在每個專案階段（從專案啟動到專案結束）為您和您的團隊提供支持，其功能包括：
動態項目受理表格可簡化您的專案要求
從創意簡報到衝刺計畫甚至專案章程的所有模板
集中溝通協作，減少溝通不良
可自訂的報告可快速收集項目所需的數據
資源管理功能可協助您有效規劃、分配和追蹤資源
當談到管理專案時，大多數人都專注於一個堅實的結局。但如果沒有深思熟慮的開始，這一切就不會發生。透過投資專案管理啟動階段（及其之後的每個階段），您可以讓所有專案團隊成員和利害關係人更輕鬆地在整個專案生命週期中一起工作。
畢竟，當你們都同意自己想去的地方時，任何公路旅行都會更有意義和愉快。
準備好採取下一步並為下一個成功專案奠定基礎了嗎？我們的專案管理軟體可以成為您最大的長期資產。立即開始免費試用 Wrike。
雖然受專案影響或參與專案的人員的完整清單可以稍後提供，但在啟動階段，您應該定義並商定主要利害關係人 - 其決策將在專案生命週期中產生重大影響的人員。這可能包括業務流程所有者和關鍵執行經理，以及任何其他重大決策者。
不過，您不只是想將所有利害關係人記在專案章程的運作清單中。總是需要注意某種層次結構，因此試著使用框架來為混亂帶來一些秩序。 RACI 和 DACI 是兩個流行的框架，用於對利害關係人和團隊成員進行分類。
責任分配矩陣（通常稱為RACI 圖）詳細說明了誰是：
負責人：實際從事工作的人
責任人：確保工作完成的人
諮商對象：完成工作需提供意見的人
知情者：接收工作狀態更新的人
DACI 框架非常相似，並列出了以下人員：
驅動者：指導專案的人 - 通常是專案擁有者或專案經理
審核者：對專案細節有最終決定權的人
貢獻者：完成專案工作並提供技能、投入和經驗的人
消息靈通：了解專案狀況的人員，即使他們沒有發揮積極作用
在專案啟動階段讓利害關係人了解這種程度的資訊有助 手機號碼清單 於節省時間、壓力和混亂。每個人都對自己的角色和責任有共同的理解，因此他們不會在不必要的時候浪費時間和精力去尋找批准或意見。
4. 分析你的資源
專案啟動階段的一大好處是確認專案的可行性—其中大部分取決於您的資源。透過進行可行性研究，您可以確定在可用資源的情況下是否可以成功完成專案。
例如，如果您估計一個專案將花費 25,000 美元，但今年的預算只剩下 8,000 美元，您就知道需要調整範圍、推遲時間表或在其他地方確保更多預算。同樣，如果您計劃在第一季完成該項目，但您需要的 IT 團隊在第三季之前都已預訂滿，那麼您就知道需要進行更多調整。
同樣，您還不需要繼續進行詳細的資源規劃。相反，您的目標是確定成功完成和交付專案所需的主要資源。確保您和您的利害關係人在進行專案章程的審查、談判和最終批准時有一個起點。
5. 推廣您的專案並（希望）獲得批准
您已經完成了章程，幾乎已經完成了專案啟動階段。但在開始規劃之前，您還需要一件事：批准。
如果您已經使用上述框架對專案利害關係人進行了分類，那麼您可能清楚地知道要說服誰來獲得專案章程的最終批准——在大多數情況下，批准者是專案發起人。
然而，召集其他利害關係人來審查章程是值得的，即使他們不是需要簽署的人。這個批准過程並不總是一成不變的，在任何人捲起袖子開始在實際專案可交付成果上取得進展之前，獲得眾多利益相關者的意見讓您有機會徵求反饋並做出策略調整。
再說一次，這又是這個過程中的另一個步驟，在當下最激烈的情況下，這可能看起來值得抱怨，甚至沒有必要。但它可以避免很多麻煩和溝通不良。
一旦所有利害關係人同意批准您的專案章程，您的專案發起人將在章程上簽署並註明日期。然後，您就可以進入該流程的後續步驟：規劃和執行您的項目，同時遵守您的原始章程。
Wrike 參與每個專案階段
當大多數人想到一個專案時，他們會想到產生可交付成果所需的實際工作。但您知道，事情遠不止這些——在您接觸單一專案任務之前，您需要投入所有的精力和精力來制定策略、規劃和激勵您的團隊。
幸運的是，Wrike 可以在每個專案階段（從專案啟動到專案結束）為您和您的團隊提供支持，其功能包括：
動態項目受理表格可簡化您的專案要求
從創意簡報到衝刺計畫甚至專案章程的所有模板
集中溝通協作，減少溝通不良
可自訂的報告可快速收集項目所需的數據
資源管理功能可協助您有效規劃、分配和追蹤資源
當談到管理專案時，大多數人都專注於一個堅實的結局。但如果沒有深思熟慮的開始，這一切就不會發生。透過投資專案管理啟動階段（及其之後的每個階段），您可以讓所有專案團隊成員和利害關係人更輕鬆地在整個專案生命週期中一起工作。
畢竟，當你們都同意自己想去的地方時，任何公路旅行都會更有意義和愉快。
準備好採取下一步並為下一個成功專案奠定基礎了嗎？我們的專案管理軟體可以成為您最大的長期資產。立即開始免費試用 Wrike。