电子邮件模板是一个不错的选择，但如果没有个人风格，您的道歉将不会受到客户或订阅者的好评。“根据客户的需求定制模板并认识到错误的严重性非常重要，” Next Coursework和Brit Student的电子邮件撰写者克里斯蒂娜·汤普森 (Christina Thompson) 说道。
这些是我们如何解决任何错误并向客户道歉的指导原则。
· 个人风格
无论您的错误只影响一个人还是大量客户，道歉电子邮件都应该带有个人风格，以使道歉真诚。
错误会影响客户对您公司的形象，但冷漠或“机械式”的道歉会使事情变得更糟。
最好以个性化的方式开始电子邮件，并用个人消息向您的订阅者致意，并代表您组织中的某人签署电子邮件。
· 承认自己的错误
为我们的失败寻求解释是人类的本能，但当你真诚地道歉时，你必须承认出了什么问题。1Day2Write和Write My X的技术专家 Shelly Randall 表示：“对电子邮件中的错误承担责任可以让您的客户放心， 德国赌博数据 并表明您已从错误中吸取教训，但您会做出改变以继续前进。”
转移注意力或将错误归咎于其他人或公司会告诉客户你还没有准备好充分分析发生的事情，这意味着你不愿意解决问题。
· 准备解释
一些小错误不需要进一步解释，并且由于对客户的影响可以忽略不计，您甚至可以利用这种情况为您的消息添加幽默感，正如您将在下面的模板中看到的那样：通过指责天气，从你的星座或众神看来，你正在展示你的品牌特征并加强与客户的关系。
然而，当您犯了严重错误时，您的客户希望得到解释，说明如何允许这种情况发生。这让客户确信这个问题正在得到认真对待。
· 提供解决方案
我们大多数人都知道错误可能会发生，但每个人都认为不可原谅的是公司不从错误中吸取教训。一封可靠的道歉电子邮件应该包括一个行动计划，以防止再次犯同样的错误。
道歉电子邮件是向客户展示领导力的机会；提出问题的解决方案将在未来建立对组织的信任。
· 尽一切可能获得那些受到伤害的人的宽恕；不要认为你会收到它是理所当然的。
信任是赢得的，而在竞争激烈的数字环境中，信任通常来之不易。你不能指望你的客户会原谅你的错误；相反，你应该将宽恕和未来的关系视为你必须实现并努力争取的东西。
提供折扣代码或免费物品是一个重要的步骤，可以让您的客户放心，您希望摆脱错误。然而，重要的是你不要显得投机取巧，并且他们不相信你正在利用这种情况来赚取额外的钱。
例如，新购买的产品免费送货，这需要客户进行购买，这可能不是一个合适的优惠。
· 保持对话开放
对于小错误，道歉和礼物可以让您继续前进，但对于给客户带来真正问题的重大错误，您需要保持开放的沟通渠道。
当少数客户受到重大问题影响时，提供个人联系电话可以提供关键的联系点，从而恢复对您组织的信任。
在发生错误后，为客户提供提供反馈的机会也很重要：为客户提供表达沮丧的方式，并确保他们感到被倾听可以帮助治愈因错误造成的创伤。
· 不要有攻击性
此类电子邮件中使用的语言是强化您对客户的忏悔的重要方式。
虽然这些信息中经常使用“请接受我们的道歉”等短语，但请避免使用专制语言，因为它可能会产生负面影响，让读者更加紧张。消息的语气与其内容一样重要。
“我们想道歉”表达了您组织的愿望，但不强迫客户接受它。
· 选择合适的人发送电子邮件
最后，组织中合适的人应该签署电子邮件，这与邮件正文中的任何内容一样重要。
对于小问题，如果电子邮件来自营销部门或其他员工也没关系，因为这可以为非正式、自嘲的语气创造空间，从而建立对您品牌的信任。
但对于在客户中造成问题的严重错误，首席执行官或其他重要人物发送的电子邮件将表明公司领导者认识到问题的严重性并愿意做出改变。